נוהל קבלת תשלומים וקביעת הסדרי תשלום
1. מטרת הנוהל
מטרת נוהל זה הינה להגדיר את הנחיות גזבר הרשות לתהליך קבלת תשלומים וקביעת הסדרי תשלום, בהתאם לנוהל העסקת חברות גביה שנכתב על ידי משרד הפנים.
2. רמת שירות נדרשת
2.1 קבלת תשלומים בהתאם למקומות הגבייה שהוגדרו על ידי הרשות.
2.2 הפקדה יומית של כל התקבולים שנתקבלו ברשות, בכל יום עבודה.
2.3 רישום מדוייק של כל התקבולים המתקבלים באמצעות מחלקת הגבייה.
2.4 הנפקת קבלות בגין כל תשלום.
2.5 הסדרי התשלום שיקבעו לא יחרגו מההנחיות שיקבע גזבר הרשות או נציגו.
2.6 ביטולי עסקאות ינוהלו בהתאם לנוהל ביטול עסקאות של חברת מ.ג.ע.ר.
3. הגדרות
3.1 מקום גביה:
קופת הרשות המקומית, סניפי הבנקים השונים, אתר אינטרנט, מענה קולי ממוחשב, מענה אנושי וכדומה, ובלבד שהוגדר על ידי הרשות המקומית.
3.2 הסדרי תשלום:
טווחי פריסת התשלומים והריבית הנגבית בגינם, יקבעו על ידי גזבר הרשות ו/או נציגו, ובהתאם לסוג החיוב (ארנונה, מים, שילוט, אגרות והיטלים, חינוך וכדומה), ובתנאי שלא יחרגו מן המותר בכל דין.
3.3 קופאי:
מי שהוסמך לכך על ידי הרשות המקומית – קופאי מטעם המועצה.
4. שיטה
4.1 מנהל מחלקת הגבייה ידאג לקיומם של מקומות גבייה במערכת הגבייה העירונית הממוחשבת כפי שהוגדרו על ידי גזבר הרשות או נציגו ויערך לרישום כל התקבולים במערכת בהתאם.
4.2 מנהל מחלקת הגביה ינחה את הקופאים בקליטת אמצעי התשלום השונים (מזומן, שיקים וכרטיסי אשראי) ורישום התקבולים במערכת הגבייה הממוחשבת באופן שניתן יהיה להפריד את הרישומים
לכל מקום גביה ולכל אמצעי תשלום.
4.2.1 יש להנחות לקליטת שיקים הרשומים לפקודת הרשות המקומית בלבד.
4.3 מנהל מחלקת הגבייה ינחה את הקופאים בקביעת וקליטת הסדרי תשלום בהתאם להנחיות גזבר הרשות או נציגו וכפי שנקבעו בסעיף 3.2 בפרק ההגדרות שלעיל.
4.4 בסיום קליטת כל תשלום המתבצע בקופת הרשות, ינפיק הפקיד קבלה למבצע התשלום.
4.5 בסיום כל יום עבודה, יסגור הקופאי את קופתו האישית ויעביר את התקבולים שנתקבלו על ידו אל הקופאי הראשי במחלקה.
התקבולים יועברו בצירוף העתקי העסקאות שבוצעו ובצירוף דוחות קופה המפרטים את סך התקבולים בחלוקה לאמצעי התשלום השונים ולסוגי השירות (סעיפים תקציביים) השונים בגינם התקבלו.
4.6 הקופאי הראשי יוודא כי סכומי התקבולים שנמסרו לידיו תואמים את הסכומים הנקובים בדוחות שנמסרו על ידי הפקיד וכן לסכומים הרשומים במערכת הקופה ובמערכת הגביה.
4.6.1 הקופאי הראשי יוודא קיום רצף עסקאות (בהתאם להעתקי הקבלות שיועברו לידיו) וכן יוודא כי ביטולי עסקאות נוהלו בהתאם לנוהל ביטול עסקאות של חברת מ.ג.ע.ר.
4.7 בסיום סגירת כל הקופות האישיות, יוודא הקופאי הראשי התאמה בין סיכום כל הקופות האישיות לבין הרשום במערכת הגבייה הקופה ויפיק דוחות להפקדת הכספים לחשבון הבנק של הרשות.
4.8 בסיום יום העבודה ובמידה והבנקים סגורים, אזי ביום שלמחרת, יופקדו כל התקבולים שנתקבלו באותו היום/ביום האתמול לחשבון בנק הרשום על שם הרשות המקומית ואשר נקבע להפקדות אלה.
5. בקרה
אחת לחודש יבצע המפקח מטעם הרשות בקרה על פעילות האכיפה המתבצעת ברשות, תוך שימת דגש על עמידה ברמת השירות הנדרשת ובתאם לנוהל דיווח ובקרה
5.1 מדדי ביצוע:
ראש הצוות יעביר לגורם המבקר ברשות דוחות קופה שונים, אשר יופקו ממערכת הגביה העירונית, ואשר יהוו מדד לבחינת השימוש במערכת הקופה, בהתאם לרמת השירות הנדרשת.
5.2 התאמה מול הנהלת החשבונות:
אחת לחודש, תיבדק התאמת ההכנסות הרשומות במערכת הגביה לבין ההכנסות הרשומות במערכת הנהלת החשבונות (התאמה לפי מקומות גבייה).
5.3 טיפול בחריגים:
במקרים של חריגות ברמת השירות, יבחנו המקרים לגופם על ידי גזבר הרשות ו/או נציגו וראש הצוות מטעם חברת הגביה, יוסקו מסקנות ויקבעו יעדים לשיפור תהליך העבודה.
פעילות הבקרה ככללה, מפורטת בנוהל דיווח ובקרה.
6. דיווח
6.1 אחת לתקופה אשר לא תעלה על חודש ימים, יעביר ראש הצוות לגזבר הרשות או נציגו, דיווחים מפורטים וסטטיסטיים בדבר התקבולים שהתקבלו באמצעות מחלקת הגביה.
מועדי הדיווח המומלצים ודוחות הבקרה, מפורטים בנוהל דיווח ובקרה.
7. סמכות ואחריות
האחריות הכוללת לביצוע נוהל זה חלה על ראש הצוות.
האחריות לביצוע התאמה מול מחלקת הנהלת החשבונות חלה על הפקיד האחראי לנושא ההתאמות, בשיתוף מחלקת הנהלת החשבונות ברשות.
האחריות הישירה לרישום תקין של התקבולים במתקבלים במחלקת הגביה וביצוע התאמת ההכנסות מול מחלקת הנהלת החשבונות ברשות חלה על אחראי ההתאמות במחלקה.
8. תיוק
הנחיות גזבר הרשות או נציגו לרמת השירות הנדרשת וכן אישור ההגדרות המפורטות בנוהל זה, יתוייקו בתיק ההסכם של חברת הגבייה עם הרשות המקומית.
דוחות התקבולים היומיים, בצירוף דוחות ההפקדה ואסמכתאות ההפקדה מהבנק, יתוייקו בתיק "תקבולים" על פי סדר תאריכים כרונולוגי.
האסמכאות ישמרו למשך התקופה בה היתה מחוייבת הרשות המקומית אילו היתה היא מבצעת את הפעולות.
חברת הגבייה תציג לרשות מסמכים כאמור, בכל עת שתידרש לכך.