נוהל פיקוח ובקרה
1. מטרת הנוהל
מטרת נוהל זה הינה להגדיר את הנחיות גזבר הרשות לתהליך הפיקוח והבקרה על פעילות חברת הגבייה בשירות הרשות המקומית, בהתאם לנוהל העסקת חברות גבייה שנכתב על ידי משרד הפנים.
2. הגדרות
2.1 מפקח
עובד הרשות המקומית אשר מונה על ידי גזבר הרשות לשמש כאחראי על הקשר עם חברת הגבייה ועל הפיקוח והבקרה עליה.
3. שיטה
3.1 אחת לתקופה, שלא תעלה על רבעון, תפיק חברת הגבייה דוחות שונים כמפורט להלן, ותעבירם אל המפקח מטעם הרשות לצורך ביצוע פיקוח ובקרה על הפעולות המבוצעות על ידי חברת הגבייה.
3.1.1 טיפול בהודעות חיוב ועדכונים נכסים:
3.1.1.1 דו"ח חישוב תקופתי (905, 904).
3.1.1.2 דוחות שינויים (143) לנושאי שומה, מים, החלפות משלמים וכדומה.
3.1.1.3 דו"ח תנועות (1207) לסימננו רלוונטיים.
3.1.2 גבייה שוטפת וגביית חובות פיגורים:
דוחות לבקרת תהליך הגבייה השוטפת וגביית הפיגורים יופקו באמצעות מערכת "אגוז".
3.1.2.1 דוחות מפורטים של קודי טיפול, לצורך בדיקה מדגמית של תיקי החייבים.
3.1.2.2 דוחות עיכוב פעולות אכיפה.
3.1.2.3 דוחות של חייבים שלא טופלו במשך תקופה העולה על 3 חודשים.
3.1.3 הכנת מסמכים לצורך הנחות מארנונה:
3.1.3.1 דו"ח מפורט למקבלי הנחות (993).
3.1.3.2 דו"ח שינויים (143) לנושא הנחות.
3.1.3.3 דו"ח תנועות (1207) לסימננו רלוונטיים.
3.1.4 קבלת תשלומים וקביעת הסדרי תשלום:
3.1.4.1 דו"ח עסקאות מבוצעות בקופה (3741).
3.1.4.2 דו"ח עסקאות מבוטלות (דו"ח 3741, מצב קופה 4).
3.1.4.3 דו"ח התפלגות הכנסות לפי מוקדי גבייה (מאזן 850).
4. בקרה :
4.1 המפקח יבצע בקרה מדגמית על מס' פעולות ו/או תהליכים אשר בוצעו על ידי חברת הגבייה ויוודא עמידה בהוראות הדין, הנחיות גזבר הרשות, נוהל משרד הפנים בדבר העסקת חברות הגבייה ובכלל רמות השירות הנדרשות בכל נוהל.
4.2 חברת הגבייה תציג בפני המפקח כל מסמך שתידרש לו, מבין המסמכים אותם היא נדרשה לשמור כפי שהוגדר בנהלים השונים.
4.3 המפקח יהיה אחראי לבדיקת תלונות שיתקבלו כנגד חברת הגבייה ויעביר את מסקנותיו לגבי בדיקות אלה אל גזבר הרשות.
4.4 אחת לתקופה, יעביר המפקח לגזבר הרשות דו"ח מפורט באשר לבדיקתו, תוך פירוט החריגות, במידה והיו, מסקנותיו וחוות דעתו באשר לעמידת החברה בהנחיות.
4.5 במקרים בהם מצא המפקח כי עקב התנהגותו של אחד העובדים יש לשקול האישור שניתן להעסקת אותו עובד, יעביר את מסקנותיו אל גזבר הרשות וזה יביא את העניין לדיון מחודש של הועדה לאישור העסקת עובדים.
4.6 במקרים בהם מצא המפקח כי החברה או מי מעובדיה חרג מהוראות הדין ו/או מהנחיות הגזבר ו/או מנוהל משרד הפנים, ידווח על כך באופן מיידי לגזבר הרשות, אשר ביחד עם היועץ המשפטי לרשות ימליצו למנכ"ל הרשות או ראש הרשות לנקוט צעדים כנגד חברת הגבייה ואף לשקול את הפסקת ההתקשרות עמה.
5. סמכות ואחריות
5.1 האחריות הכוללת לביצוע נוהל זה חלה על גזבר הרשות.
5.2 האחריות להפקת הדוחות השונים חלה על מנהל מחלקת הגבייה.
5.3 האחריות לביצוע פיקוח ובקרה על חברת הגבייה חלה על המפקח מטעם הרשות.