נוהל הכנת מסמכים לצורך הנחות מארנונה

1.     מטרת הנוהל
        מטרת נוהל זה הינה להגדיר את הנחיות גזבר הרשות לתהליך הכנת מסמכים לצורך הנחות מארנונה, בהתאם לנוהל העסקת חברות גבייה שנכתב על ידי משרד הפנים.

 

2.     רמת שירות נדרשת
        2.1   כל הנחה תינתן רק לאחר החלטת גורם המוסמך לכך ברשות.
        2.2   הודעות בדבר הנחות ישלחו לתושבים רק לאחר אישור בכתב של גזבר הרשות או נציגו.
        2.3   בקשות להנחות אשר ידונו על ידי ועדת ההנחות או כל גורם אחר ברשות שהוסמך לכך יעשו כן, רק לאחר שגזבר הרשות או נציגו יחתמו על הבקשה ויחוו דעתם.

 

3.     הגדרות   
        3.1 החלטה בדבר מתן הנחה מארנונה

        הנחות בארנונה יינתנו רק לאחר החלטת הגורם המוסמך לכך ברשות, בין אם הינן הנחות אשר לרשות ניתנה האפשרות להפעיל שיקול דעת ובין אם הינן הנחות לזכאים על פי דין.

        3.2  פקיד גבייה אחראי לנושא הנחות

        בהתאם להסמכת גזבר הרשות, פקידי הגבייה האחראים לנושא ההנחות הינם: *סיגל אברהם / אמיר אשכנזי / שגיא וייץ.   (*תיקון מנובמבר 2006)

4.     שיטה
        4.1   הנחות לזכאים על פי דין (קריטריונים, מבחן הכנסה):

                4.1.1  במקרים בהם פועלת הרשות לעדכון קיבוצי של הזכאים להנחות על פי קריטריונים, יש להעביר את רשימת ההנחות שעודכנו לקראת שנת הכספים החדשה או בכל שליש, לאישור גזבר הרשות או נציגו.

                4.1.2  במקרים בהם התושב הינו מגיש הבקשה, יהא עליו למלה טופס בקשה (ט'1) בצירוף האסמכתאות הנדרשות ולהעבירו אל מחלקת הגבייה ברשות.

                4.1.3  פקיד הגבייה יוודא עמידה בזכאות ויעדכן את ההנחה במערכת הגבייה.

                4.14 אחת לפרק זמן שיקבע על ידי הרשות, ובכל מקרה לפני הפקת השובר התקופתי הבא, תועבר רשימת כל ההנחות החדשות שניתנו בתקופה החולפת לאישור פרטני של גזבר הרשות או נציגו.

                4.1.5  רק לאחר אישור הגזבר או נציגו, יש להוציא הודעה רשמית לתושב בדבר זכאותו להנחה או לבטלה במידה ולא אושרה על ידי גזבר הרשות או נציגו.

        4.2   הנחות למבקשים שהנם נזקקים, באמצעות ועדת הנחות לנזקק:

                4.2.1  תושב המבקש להגיש בקשה לועדת הנחות לנזקק, יעביר טופס בקשה להנחה (ט'2) אל פקיד הגבייה האחראי לנושא ההנחות, בצירוף כל המסמכים הנדרשים לבחינת עמידתה או אי עמידתה של הבקשה.

                4.2.2  פקיד הגבייה האחראי יוודא קיומם של כל המסמכים הנדרשים ובמידה ויחסרו מסמכים, יידע את מגיש הבקשה ויעכב את הגשת הבקשה עד להשלמת המסמכים החסרים.

                4.2.3  במידה ונדרש לצורך הגשת הבקשה, יוכל פקיד הגבייה האחראי לנושא ההנחות, לחפש במאגרי המידע של הרשות מידע נוסף הנוגע למגיש הבקשה בלבד.

                4.2.4  טופסי הבקשות יועברו אל גזבר הרשות או נציגו במעטפה סגורה, לצורך רישום חוות דעתם על גבי הטפסים הנלווים וחתימתם עליהם, בטרם העברתם לדיון בועדת ההנחות.

                4.2.5  ועדת ההנחות או כל גורם אחר המוסמך לכך ברשות, לא תדון בבקשה שנבדקה על ידי נציג חברת הגבייה, אשר חוות דעתו של גזבר הרשות או נציגו וחתימתו תיעדר מהם.

        4.3   הנחות לבנין ריק:

                4.3.1  תושב המבקש לקבל הנחה בגין בנין ריק, יעשה כן באמצעות טופס בקשה לנכס ריק ובו תצוין הצהרתו של המחזיק בדבר היות הנכס ריק מכל חפץ ואדם.

                4.3.2  הפקיד המטפל יבדוק את בקשת התושב בהתאם לנוהל הנחה לנכס ריק.

                4.3.3  אחת לפרק זמן שיקבע ולאחר אישור או דחיית הבקשות על ידי הפקידים המטפלים, תועבר רשימת כל הבקשות שאושרו על ידי המחלקה לאישורו של גזבר הרשות או נציגו.

                4.3.4  רק לאחר אישור הגזבר או נציגו, יש להוציא הודעה רשמית לתושב בדבר זכאותו להנחה או לבטלה במידה ולא אושרה על ידי גזבר הרשות או נציגו.

5.       בקרה
אחת לחודש יבצע המפקח מטעם הרשות בקרה על תהליך מתן ההנחות המתבצע ברשות, החל משלב הגשת הבקשה ועד עדכון ההנחה במערכת הגבייה העירונית תוך שימת דגש על עמידה ברמת השירות הנדרשת ובהתאם לנוהל דיווח ובקרה.

          5.1   מדדי ביצוע:

          ראש הצוות יעביר לגורם המבקר ברשות דוחות שינויים ופקודות יומן המופקים ממערכת הגבייה העירונית וכן בקשות מדגמיות, אשר יהוו מדד לבחינת תהליך מתן ההנחות, בהתאם לרמת השירות הנדרשת.

          5.2   טיפול בחריגים:

          במקרים של חריגות ברמת השירות, יבחנו המקרים לגופם על ידי גזבר הרשות ו/או נציגו וראש הצוות מטעם חברת הגבייה, יוסקו מסקנות ויקבעו יעדים לשיפור תהליך העבודה.

"פעילות הבקרה ככללה, מפורטת בנוהל דיווח ובקרה"

6.     דיווח
6.1   אחת לתקופה אשר לא תעלה על רבעון, יעביר ראש הצוות לגזבר הרשות או נציגו, דיווחים בדבר כמות מקבלי ההנחות בכל סוג של הנחה והשפעתם על גובה החיובים.

"מועדי הדיווח המומלצים ודוחות הבקרה, מפורטים בנוהל דיווח ובקרה"

7.     סמכות ואחריות
        7.1   האחריות הכוללת לביצוע נוהל זה חלה על ראש הצוות.
        7.2   האחריות לעדכון הנחות לזכאים חלה על פקידי המחלקה.
        7.3   האחריות לאיסוף והגשת הבקשות לועדת ההנחות חלה על פקיד הגבייה האחראי לנושא ההנחות במחלקת הגבייה.
        7.4   האחריות לקבלת אישורו של גזבר הרשות או נציגו לכל ההנחות הניתנות, חלה על הפקיד האחראי לנושא ההנחות.

 

8.       תיוק
          8.1   הנחיות גזבר הרשות או נציגו לרמת השירות הנדרשת וכן אישור ההגדרות המפורטות בנוהל זה, יתויקו בתיק ההסכם של חברת הגבייה עם הרשות המקומית.
          8.2   טופסי הבקשות להנחות יתויקו בתיקי הנחות לפי קבוצות ההנחות (זכאים, ועדת נזקק, בנין ריק וכדומה) על פי סדר תאריכים כרונולוגי בו עודכנו.
          8.3   האסמכתאות ישמרו למשך התקופה בה הייתה מחויבת הרשות המקומית אילו הייתה היא מבצעת את הפעולות.
          8.4   חברת הגבייה תציג לרשות מסמכים כאמור, בכל עת שתידרש לכך.