נוהל קופה ראשית

1.     מדיניות
        מדיניות הקופה הינה לגבות תשלומים, תוך מתן שירות אדיב ויעיל לתושבים.

2.     מטרה
        מטרת נוהל זה הינה לקבוע את השיטה, הסמכות, האחריות והבקרה בתהליך עבודה בקופה.

3.      יעדים

         3.1 התאמה מלאה של סך ההתקבולים בהתפלגות לפי אמצעי תשלום שנגבו ע"י הקופאי לעומת הרישום במערכת הקופה     

         3.2 התאמה מלאה של סך ההפקדה בבנק לסך ההפקדה במערכת הקופה

         3.3 אישור ביטולי העסקאות ע"י סגן הגזבר

         3.4 הפקדת הכספים שהתקבלו יתבצע בכל יום או יום למחרת

4.     הגדרות

        4.1 טלר – כל פקיד המבצע קליטת תשלומים במערכת הקופה

        4.2 קופאי ראשי – אחראי בסוף כל יום לאישור סגירות כל הקופות, אחראי להפקדת/העברת הכספים לבנק ולאישור ההפקדות

        4.3 צ'ק דחוי- צ'ק שמועד פרעונו חל לאחר מועד קליטתו בקופה

    5.     שיטה

עבודת הקופאי הראשי מתחלקת לארבעה שלבים עיקריים:

שלב 1: פתיחת קופה

שלב 2: קבלת תשלומים

שלב 3: סגירת קופה

שלב 4: הפקדה בבנק

להלן פירוט כל אחד מהשלבים:

            5.1   שלב 1: פתיחת קופה:        

                    פתיחת הקופה תתבצע רק עם משתמש ייחודי ואישי של כל טלר בלבד. לא תתאפשר עבודה תחת שם משתמש של טלר אחר. הפתיחה מתבצעת בכל פעם באופן אוטומטי עם קליטת התשלום הראשון במערכת                     ולאחר שבשימוש הקודם בקופה היא נסגרה כנדרש.

            5.2  שלב 2: קבלת תשלומים כללי:     

• באחריות כל קופאי לבדוק את תקינותו של אמצעי התשלום הנמסר לו על ידי התושב.
• בכל קבלת אמצעי תשלום חובה להנפיק לתושב קבלה ממערכת הקופה. בסיום הפקת הקבלה יש להשאיר עותק אחד אצל הקופאי.  בשום מקרה אין לקלוט כספים תחת הנפקת קבלה ידנית כלשהי.
• הקבלה תונפק רק לאחר ספירת הכסף או בדיקה של אמצעי התשלום.
• קופת המזומנים והשקים תישאר נעולה במהלך היום בקופת מתכת אישית ובמגירה נעולה  אצל הקופאי והוא יהיה  אחראי לה.
• ביטול עסקאות בקופה יבוצע וסגן הגזבר יאשר ויחתום על הביטול.
• קבלת אמצעי התשלום במערכת הקופה תתבצע במעמד הטיפול בתושב . אין לקבל את אמצעי התשלום ללא קליטתו במערכת הגביה.
• במהלך קבלת הקהל, אין להשאיר את קופת הטלר האישית ללא השגחה.

במהלך היום נקלטות העסקאות בקופה בחלוקה לאמצעי התשלום השונים:

                5.2.1  תשלום במזומן -

יש לבצע ספירת הכסף ובדיקת השטרות, כאשר על מנת למנוע שטרות מזויפים, יש לבצע בדיקה באמצעות עט המאתרת שטרות מזוייפים של 20 ₪ ומעלה. יש להדפיס קבלה רק לאחר ספירת הכסף ובדיקת השטרות.

                5.2.2 תשלום באמצעות שיק מזומן או דחוי –

שיק מזומן: יש לבדוק את הסכום והתאריך, את השם על השיק אם הוא המחזיק או בעל הנכס, לבדוק אם תעודת הזהות והכתובת המופיעות על גבי השיק מתאימות למערכת ושהמספר הסידורי שעל גבי השיק מתאים למערכת. יש לוודא תקינות תאריכים, חתימה על גבי השיק וסכום השיק מול המערכת.

אין לקבל שיקים שאינם שייכים למשלם (שיקים פתוחים שאינם שייכים למשלם) למעט מקרים חריגים ובאישור סגן גזבר המועצה.

אין לקבל בשום אופן שיקים מוסבים (שיק ששם המוטב אינו תואם למועצה/תאגיד/רשות אלא על שם אדם אחר), אלא באישור ראש הצוות בלבד למעט מקרים חריגים ובאישור סגן גזבר המועצה.

שיקים דחויים –הבדיקה תתבצע בדומה לשקים רגילים, כאמור לעיל, דהיינו, יש לבדוק שכל שיק   ובכלל זה, תקינות תאריכים, מספרי הציק וסכום הציק. במידה וקיים ברשות קורא צ'קים יש להשתמש אך ורק באמצעותו בקליטת צ'קים.
יש להקפיד שהפקדת הצ'קים הדחויים תבוצע במועד, כלומר, בטרם הגיע תאריך פרעונם.

                5.2.3 תשלום באמצעות כרטיס אשראי :
                         בכל מקרה של עסקת אשראי תבוצע בדיקה של אימות פרטי כרטיס האשראי מול התושב וייבדק אישור המערכת על קבלתו.
                         יש להבדיל בין שתי האפשרויות הבאות:

                        5.2.3.1  עסקת אשראי טלפונית- במקרה ועסקת האשראי מתבצעת בטלפון יש לודא כי פרטי כרטיס האשראי נכונים, וכן יש לודא את מספר תעודת הזהות של בעל כרטיס האשראי קבלת טלפון של בעל                                    הכרטיס.

                        5.2.3.2 עסקת אשראי - במקרה שעסקת האשראי נעשית בקופה, יש לבקש תעודת זהות של בעל הכרטיס וכן למלא את כל פרטי העסקה. במידה וקיים ברשות קורא כרטיסי אשראי יש להשתמש אך ורק                                    באמצעותו בקליטת עסקאות אשראי.

            5.3   שלב 3: סגירת קופה

                   5.3.1  סגירת קופה:

                            בסוף כל יום עבודה, חייב כל קופאי בסגירת הקופה האישית ובכלל זה:

                            5.3.1.1 ספירת המזומנים תוך ווידוא כי המזומנים שברשותו תואמים את הרשום במערכת במסך סגירת הקופה בסוף יום העבודה . במידה ונעשה שימוש בקופת הפריטה, יש לוודא כי בסוף היום הסכום                                                     ההתחלתי של קופת הפריטה יישאר זהה בסוף היום.  

                            5.3.1.2 התאמת נתוני סכומי כרטיסי האשראי והשקים שנתקבלו מסך כל  הקבלות מול מסך הרישום בקופה.   יש לבצע בדיקת רצף הקבלות שהופקו בקופה של כל פקיד. במקרה של   חריגה מרצף הקבלות                                         ובמידה ובוטלו עסקאות במהלך יום העבודה יש   לודא קיומן של קבלות המקור בעסקאות שבוטלו בתוספת חתימת ראש   הצוות בהתאם לנוהל 7/23 (נוהל ביטול עסקאות)

                   5.3.2 במקרה של אי התאמה בין סך התקבולים בפועל לרישום במערכת יש לפנות באופן מיידי למנהלת חשבונות ראשית לצורך בירור.

                   5.3.3 לאחר שהקופאי ביצע התאמה עבור אמצעי התשלום השונים:

הטלר יפיק דו"ח סגירה בשני עותקים. כדלהלן:

                           5.3.3.1 הטלר יכניס את אמצעי התשלום למעטפה ויצרף את העותק השני של דו"ח הסגירה, יחתום על דו"ח הסגירה יסגור את המעטפה, ויפקיד לתיק מסירה לבנק בכספת הקופה.

5.3.4  סגירת קופה ראשית:

סגירת הקופה הראשית תתבצע בסוף היום ללא קבלת קהל. על הקופאי הראשי לנעול את החדר בזמן התאמות סכומי הכסף.

כל חריגה מרצף הקבלות תחייב את אישורו של מנהלת חשבונות ראשית במעמד סגירת הקופה של הקופאי הראשי.

                     5.3.5 הקופאי הראשי יבצע מספר  התאמות:

                             5.3.5.1 הקופאי הראשי יבדוק את התאמת סכומי הכסף שנמסרו לו בפועל, כל קופה בנפרד, מול דוחות סגירת הקופה.

                             5.3.5.2 הקופאי הראשי יבדוק  את התאמתם של פרטי הש'קים הנמצאים בידיו לבין הפרטים כפי שנקלטו במערכת (התאמת תאריכים, מספרי הש'קים וכדומה).

                             5.3.5.3 לאחר שהקופאי הראשי ספר כל קופה בנפרד, יספור את כל הכסף יחד  ויבדוק התאמת הרישום במערכת הקופה, כאשר הספירה תעשה לגבי כל סוג אמצעי תשלום בנפרד.

                             5.3.5.4 הקופאי הראשי יחתום על דו"ח הסגירה, יתייק את טופסי הסגירה לאחר שספר, בדק וביצע התאמה.

                     5.3.6 במקרה של אי התאמה יש לפנות מיידית למנהלת חשבונות ראשית.

                     5.3.7    במקרה של אי התאמת פרטי שקים בלבד ובכלל זה, מספרי הצקים אינם תואמים, התאריכים לא תואמים ניתן לבצע תיקון וזאת רק באישור קופאי ראשי.

            5.4   שלב 4: הפקדה

                    כללי:            
                    5.4.1 במקרים שבהם הפקדת הכסף מתבצעת ע"י גורם שאינו הקופאי הראשי, העברת מעטפה לידיו של המפקיד בפועל תלווה בחתימתו של המפקיד על כל אמצעי התשלום לידיו. בחתימתו הוא מאשר כי קיבל                                  את כל הכספים לידיו והאחריות עוברת אליו (מצורף בזאת טופס העברת כספים מס' 07/22.B). על המפקיד לקבל באישור הפקדה מהבנק במעמד ההפקדה.

                    5.4.2 כספי הקופה יופקדו בבנק ביום סגירת הקופה או למחרת. לא תאושר חריגה מכלל זה, ויש להיערך בכל דרך אפשרית לביצוע כלל זה כלשונו.

                    5.4.3 במידה והתשלומים לא הופקדו באותו היום, חייב הקופאי הראשי לסגור את הקופה של אותו היום במעטפה סגורה ולשמור בכספת בלבד עד לביצוע ההפקדה בפועל.

                    5.4.6 אישור הפקדה:
                            לאחר שבוצעו כל ההפקדות בבנק,                 
                            5.4.6.1 הקופאי הראשי  יבצע השוואה בין האסמכתא של הבנק לדו"ח ההפקדה מהמערכת.
                            5.4.6.2 לאחר שוידא כי הסכומים כפי שמופיעים על גבי האסמכתא של הבנק  תואמים את המופיע במערכת ועל גבי דוחות ההפקדה, יאשר הקופאי הראשי את ההפקדות. תהליך זה יבוצע לכל סוג הפקדה                                               בנפרד.

                    5.4.7    באחריות הקופאי הראשי לאשר את הפקדת האשראי שבוצעה יום  קודם.      

            5.5   שונות

                   5.5.1 ככלל, בכל קבלת כספים או העברת כספים בין גורמים שונים ברשות המקומית לקופת הגבייה יש לבצע ספירת המזומנים וחתימה של כל אחד מהצדדים. (מצורף בזאת, טופס העברת כספים).

                   5.5.2 על הקופאי הראשי לבצע מספר בדיקות שבועיות לודא כי הכספת נעולה במשך כל יום העבודה.

6. מדדי ביצוע

    6.1 התאמה מלאה של הקופות ל E.P.R.

7. בקרה

    7.1 אחת לחודש תבצע מנהלת חשבונות ראשית בקרה על רצף העסקאות בקופות ועל ביטולי העסקאות.

8. אחריות

    8.1 האחריות לסגירת הקופות האישיות חלה על כל אחד מהקופאים.

    8.2 האחריות לקיום נוהל זה חלה על הקופאי הראשי.

    8.3 האחריות לסגירת הקופה הראשית ולהפקת דוחות ההפקדה חלה על הקופאי הראשי.

    8.4 האחריות על אישור ההפקדות ואישור האסמכתאות מהבנק חלה על הקופאי הראשי.

9. תיוק

    9.1 טפסי סגירת קופות הקופות, המאושרים בחתימתו של הקופאי הראשי, יתויקו בתיק קופה אישי של כל אחד מהקופאים, לפי סדר כרונולוגי.
    9.2 דוחות ההפקדה בצירוף אסמכתאות הבנק לאותה הפקדה יתויקו בתיק הפקדות חודשי לפי סדר כרונולוגי.