נוהל טיפול בהודעות חיוב

1.     מטרת הנוהל
        מטרת נוהל זה הינה להגדיר את הנחיות גזבר הרשות לתהליך טיפול בהודעות חיוב, בהתאם לנוהל העסקת חברות גבייה שנכתב על ידי משרד הפנים.

2.     רמת שירות נדרשת
        2.1   סכום חיוב הארנונה יקבע על פי צו הארנונה התקף ברשות.
        2.2   עדכוני נתונים במערכת יבוצעו על פי הנחיות בכתב מאת גזבר הרשות או נציגו.

3.     הגדרות
        3.1   פקיד גבייה אחראי לנושא הנחות

       בהתאם להסמכת גזבר הרשות, פקיד/ת הגבייה האחראי/ת לנושא ההנחות הינו/ה: יערית אטיאס

4.     שיטה

        4.1   הודעות חיוב:

                4.1.1  סכומי החיוב אשר יופקו לחייבים, יקבעו על פי צו הארנונה התקף ברשות המקומית, בהתייחס לשיטת החישוב ותעריפי הארנונה השונים.

                4.1.2  חיובי הארנונה יופקו באמצעות מערכת הגבייה העירונית הממוחשבת, אשר הנתונים המוזנים אליה יותאמו לצו הארנונה.

                4.1.3  הודעות חיוב יופקו בכל תקופת חיוב ובכל מקרה בו בוצע שינוי כלשהו בפרטי החיוב (גודל ו/או סיווג). במקרים בהם מופק חיוב שנתי או חיוב בשל שינוי בפרטי החיוב, יש לפרט בפני הנישום את האפשרות           

                להשיג  ו/או לערור על קביעת השומה הנקובה.

                4.1.4  יש להחתים את מנהל הארנונה על כל השומות הפרטניות.

        4.2   עדכוני שומה:

                להלן מפורטות הנחיות לנסיבות בהן ניתן לעדכן עדכוני שומה שונים, וכן האסמכתאות הנדרשות לביצוע עדכונים אלה:

                4.2.1  פתיחת נכסים: תבוצע בעת דיווח על סיום בנייה ו/או איתור נכסים הראויים לשימוש ואשר טרם נרשמו בקובץ הנכסים של הרשות.

            לצורך פתיחת נכסים יש להציג את המסמכים הבאים:

                         4.2.1.1 הודעת מחלקת ההנדסה ברשות ו/או וועדה מקומית (בצירוף או ללא טופס 4).

                         4.2.1.2   דו"ח פקח (יש לדאוג לטופס פקח מובנה שיאושר ע"י גזבר הרשות או נציגו.

                4.2.2  החלפות משלמים:

                          יבוצע בעת ומיום הודעה על חזקה או חדילה בחזקה או בכל עת בה זיהתה הרשות המקומית, באמצעים המותרים לה על פי דין,

                          כי השתנתה החזקה על הנכס. לצורך ביצוע החלפת משלמים יש להציג את המסמכים הבאים:

                         4.2.2.1   במקרה של מכירה – יוצג חוזה רכישה ובמידת הצורך גם פרוטוקול מסירת דירה מהקבלן.

                         4.2.2.2   במקרה של שכירות – חוזה שכירות בתוקף ולתקופה שלא תפחת משנה.

                         4.2.2.3   צילומי תעודות זהות של שני הצדדים לחוזה.

                         4.2.2.4   קריאת מונה לסגירת חשבון המים.

                4.2.3  עדכון גדלים: יבוצע בעת מסירת הודעה ממחלקת ההנדסה ברשות או במידה ונמסר תשריט מדידה חתום על ידי מודד מוסמך ובכל מקרה,                             
                         רק לאחר שהשינוי אושר ונחתם על ידי מנהל הארנונה ברשות.               
                4.2.4  עדכון סיווגים:  יבוצע בעת מסירת דו"ח פקח מחלקת הגבייה או בעת גילוי שינוי בשימוש הנעשה בנכס או בעת החלטת מנהל הארנונה על שינוי הסיווג.
                         שינוי סיווג יעשה רק לאחר שמנהל הארנונה אישר וחתם על השינוי.
                4.2.5  עדכון הנחות: יבוצע בהתאם להנחיות המוגדרות בנוהל גזבר הרשות להכנת מסמכים לצורך הנחה בארנונה.

        4.3   עדכונים בנושא צרכנות המים:

        להלן מפורטות הנחיות לנסיבות בהן ניתן לעדכן עדכונים שונים בנושא צרכנות המים, וכן האסמכתאות הנדרשות לביצוע עדכונים אלה:

                4.3.1  הקמת זיהוי מים ורישום פרטי מד המים: יבוצע בעת דיווח של איש השטח על התקנת מד מים חדש ולאחר שהועברה על ידו פקודת התקנה בה מצוינים פרטי מד המים ופרטי הנכס בו הותקן.

                4.3.2  תיקוני קריאות: יבוצעו בכל מקרה בו נתגלתה טעות בקריאת מונה המים, בין אם על ידי הצרכן ובין אם על ידי איש שטח במחלקה.

                לצורך ביצוע תיקונים בקריאות המים, יש להציג את האסמכתאות הבאות:

                         4.3.2.1  דיווח על ידי הצרכן – הודעה בכתב על צריכה המים הנכונה. במידה ומס' הפעמים בהם מדווחת קריאה שונה על ידי הצרכן, עולה על שלוש פעמים רצופות, יש לתאם קריאה על ידי גורמי הרשות,   בתיאום עם הצרכן.

                         4.3.2.2   דיווח ע"י איש שטח – רישום קריאת המונה הנכונה ע"ג תדפיס פרטי הנכס ופרטי זיהוי המים (מסך 420)

                4.3.3  הקצבת מים לגינה: יבוצע רק במקרים בהם נמסרה לידי מחלקת הגבייה מדידת שטח הגינה (תצ"א) עם סיכומי השטחים המושקים.
                4.3.4  מהות שימוש: יבוצע בעת הצהרת תושב על עדכון מס' המתגוררים בנכס או בעת דיווח על שינוי הפעילות המתבצעת בנכס. לצורך עדכון מהות שימוש, יש להציג את האסמכתאות הבאות:

                         4.3.4.1   מגורים – ספח תעודת זהות בו מופיעים כל המתגוררים בנכס.

                         4.3.4.2   אחר – הצהרת בעל הנכס, חתומה ע"י עו"ד ולאחר פיקוח של המפקח מטעם המחלקה.

        4.4   אחר – בכל נושא אחר בו נדרש עדכון במערכת הגבייה העירונית, יש לקבל את הנחיות הגזבר לאותו נושא.
        4.5   במקרים בהם מוטל ספק באשר לנסיבות העדכון, יש לקבל את אישור הגזבר או נציגו לביצוע העדכון.           

5.     בקרה
אחת לחודש יבצע המפקח מטעם הרשות בקרה על תהליך טיפול בהודעות החיוב, החל משלב העדכונים במערכת הגבייה ועד הפקת הודעות החיוב, תוך שימת דגש על עמידה ברמת השירות הנדרשת ובהתאם לנוהל דיווח ובקרה.

                  5.1  מדדי ביצוע:                        
                  ראש הצוות יעביר לגורם המבקר ברשות דוחות שינויים ופקודות יומן המופקים ממערכת הגבייה העירונית וכן אסמכתאות, אשר יהוו מדד לבחינת תהליך הטיפול בהודעות החיוב, בהתאם לרמת השירות הנדרשת.

                  5.2   טיפול בחריגים:
                  במקרים של חריגות ברמת השירות, יבחנו המקרים לגופם על ידי גזבר הרשות ו/או נציגו וראש הצוות מטעם חברת הגבייה, יוסקו מסקנות ויקבעו יעדים לשיפור תהליך העבודה.                     
                  פעילות הבקרה ככללה, מפורטת בנוהל דיווח ובקרה.

6.     דיווח

                  6.1   אחת לתקופה אשר לא תעלה על רבעון, יעביר ראש הצוות לגזבר הרשות או נציגו, דיווחים בדבר נכסים חדשים, התקנות שעוני מים, הקצבות לגינה וכדומה והשפעתם על גובה החיובים.       
                  מועדי הדיווח המומלצים ודוחות הבקרה, מפורטים בנוהל דיווח ובקרה.

7.     סמכות ואחריות
                  7.1   האחריות הכוללת לביצוע נוהל זה חלה על ראש הצוות.
                  7.2   האחריות לביצוע העדכונים השונים חלה על הפקיד האחראי שהוסמך לכך על ידי הגזבר.
                  7.3   האחריות לאיסוף והגשת הבקשות לועדת ההנחות חלה על פקיד הגבייה האחראי לנושא ההנחות במחלקת הגבייה.
                  7.4   האחריות לקבלת אישורו של גזבר הרשות או נציגו לכל ההנחות הניתנות, חלה על מנהל המחלקה.

8.     תיוק
                  8.1   הנחיות גזבר הרשות או נציגו לרמת השירות הנדרשת וכן אישור ההגדרות המפורטות בנוהל זה, יתויקו בתיק ההסכם של חברת הגבייה עם הרשות המקומית.
                  8.2   אסמכתאות לביצוע העדכונים במערכת הגבייה העירונית יתויקו בהתאם לסוג העדכון, על פי סדר תאריכים כרונולוגי של ביצוע העדכון.
                  8.3   האסמכתאות ישמרו למשך התקופה בה הייתה מחויבת הרשות המקומית אילו הייתה היא מבצעת את הפעולות.
                  8.4   חברת הגבייה תציג לרשות מסמכים כאמור, בכל עת שתידרש לכך.